Если спросить топ-менеджеров крупной компании, «какие
процессы они считают наиболее трудоемкими» или «в какие процессы создают больше
всего проблем», одним из самых популярных ответов будет вариация на тему
отчетности:
«Подготовка управленческой отчетности»
«Сбор информации для подготовки отчетов»
«Под готовка нерегламентированной отчетности» и т.д.
Среди комментариев можно встретить следующие:
«Сотрудники с нежеланием занимаются подготовкой отчетов»
«Есть сложности во взаимодействии с другими организациями по
получению отчетности»
«Есть случаи противоречивости данных в отчетности
подразделений по направлениям, предприятий из-за отсутствия автоматизированных
систем, единых баз»
«Очень трудоемкий процесс»
«Упоминается как процесс, занимающий существенную часть
рабочего времени – становится основным содержанием работы»
«Творческая работа – часты корректировки»
«Стандарты и регламенты отчетности – предмет оживленных
дискуссий»
«Соблюдение сроков представления качественной отчетности требует
вмешательства руководства»
«Часто выявляются ошибки и нестыковки данных».
Почти все жалуются на раздутую, трудоемкую, избыточную отчетность и логичным становится решение «сократить трудоемкость подготовки отчетов». Может ли бережливое производство предложить что-либо для решения данной задачи? Конечно, начать можно с простой и любимой нами методики 5С. Применение 5С в офисной деятельности вызывает все меньше вопросов, но в 2012 это было смелым и достаточно рискованным решением, учитывая общее скептическое отношение офисных работников к методам, рожденным на производственной площадке. А так ли велики различия в методах повышения эффективности производственных и офисных рабочих мест? Оказывается, вовсе нет!
 |
| Соотнесение производственной и офисной деятельности |
В качестве иллюстрации мы разработали алгоритм, в основу
которого была положена методика 5С, позволяющий оптимизировать систему
отчетности дочерних зависимых обществ. В ходе кайдзен-семинара алгоритм был
улучшен, дополнен критериями отсева отчетов, алгоритмом функционирования «зоны
карантина», описанием конкретных результатов каждого "С". «Карантин» позволял быстро избавиться от ненужных, невостребованных
отчетов, сохраняя возможность вернуться к их использованию, если такая
потребность возникнет до их удаления из системы.
Результатом нашей работы стал процесс, состоявший из повторяющихся шагов 1-4, который был запущен в каждом департаменте компании. Таким образом, процесс совершенствования был запущен, а проектная команда осуществляла мониторинг процесса.
 |
| Адаптация методики 5С для снижения трудоемкости отчетности ДЗО |
Результатом нашей работы стал процесс, состоявший из повторяющихся шагов 1-4, который был запущен в каждом департаменте компании. Таким образом, процесс совершенствования был запущен, а проектная команда осуществляла мониторинг процесса.
Итоги. Вооружившись нашем подходом к совершенствованию системы
отчетов, каждый департамент с ходу смог обнаружить несколько отчетов, у которых
не было бизнес-заказчика или которые в значительной степени дублировались
похожими отчетами.
 |
| Визуализация отчетов "на карантине" |
