четверг, 23 октября 2014 г.

Снижение трудоемкости отчетов ДЗО


Если спросить топ-менеджеров крупной компании, «какие процессы они считают наиболее трудоемкими» или «в какие процессы создают больше всего проблем», одним из самых популярных ответов будет вариация на тему отчетности:

«Подготовка управленческой отчетности»
«Сбор информации для подготовки отчетов»
«Под готовка нерегламентированной отчетности» и т.д.

Среди комментариев можно встретить следующие:

«Сотрудники с нежеланием занимаются подготовкой отчетов»
«Есть сложности во взаимодействии с другими организациями по получению отчетности»
«Есть случаи противоречивости данных в отчетности подразделений по направлениям, предприятий из-за отсутствия автоматизированных систем, единых баз»
«Очень трудоемкий процесс»
«Упоминается как процесс, занимающий существенную часть рабочего времени – становится основным содержанием работы»
«Творческая работа – часты корректировки»
«Стандарты и регламенты отчетности – предмет оживленных дискуссий»
«Соблюдение сроков представления качественной отчетности требует вмешательства руководства»
«Часто выявляются ошибки и нестыковки данных».

Почти все жалуются на раздутую, трудоемкую, избыточную отчетность и логичным становится решение «сократить трудоемкость подготовки отчетов». Может ли бережливое производство предложить что-либо для решения данной задачи? Конечно, начать можно с простой и любимой нами методики 5С. Применение 5С в офисной деятельности вызывает все меньше вопросов, но в 2012 это было смелым и достаточно рискованным решением, учитывая общее скептическое отношение офисных работников к методам, рожденным на производственной площадке. А так ли велики различия в методах повышения эффективности производственных и офисных рабочих мест? Оказывается, вовсе нет!

Соотнесение производственной и офисной деятельности
Соотнесение производственной и офисной деятельности

В качестве иллюстрации мы разработали алгоритм, в основу которого была положена методика 5С, позволяющий оптимизировать систему отчетности дочерних зависимых обществ. В ходе кайдзен-семинара алгоритм был улучшен, дополнен критериями отсева отчетов, алгоритмом функционирования «зоны карантина», описанием конкретных результатов каждого "С". «Карантин» позволял быстро избавиться от ненужных, невостребованных отчетов, сохраняя возможность вернуться к их использованию, если такая потребность возникнет до их удаления из системы.

Адаптация методики 5С для снижения трудоемкости отчетности ДЗО
Адаптация методики 5С для снижения трудоемкости отчетности ДЗО

Результатом нашей работы стал процесс, состоявший из повторяющихся шагов 1-4, который был запущен в каждом департаменте компании. Таким образом, процесс совершенствования был запущен, а проектная команда осуществляла мониторинг процесса.

Итоги. Вооружившись нашем подходом к совершенствованию системы отчетов, каждый департамент с ходу смог обнаружить несколько отчетов, у которых не было бизнес-заказчика или которые в значительной степени дублировались похожими отчетами.

Визуализация отчетов "на карантине"
Визуализация отчетов "на карантине"