Снижение трудоемкости отчетов ДЗО

Если спросить топ-менеджеров крупной компании, «какие процессы они считают наиболее трудоемкими» или «в какие процессы создают больше всего проблем», одним из самых популярных ответов будет вариация на тему отчетности:

«Подготовка управленческой отчетности»

«Сбор информации для подготовки отчетов»

«Под готовка нерегламентированной отчетности» и т.д.

Среди комментариев можно встретить следующие:

«Сотрудники с нежеланием занимаются подготовкой отчетов»

«Есть сложности во взаимодействии с другими организациями по получению отчетности»

«Есть случаи противоречивости данных в отчетности подразделений по направлениям, предприятий из-за отсутствия автоматизированных систем, единых баз»

«Очень трудоемкий процесс»

«Упоминается как процесс, занимающий существенную часть рабочего времени – становится основным содержанием работы»

«Творческая работа – часты корректировки»

«Стандарты и регламенты отчетности – предмет оживленных дискуссий»

«Соблюдение сроков представления качественной отчетности требует вмешательства руководства»

«Часто выявляются ошибки и нестыковки данных».

Почти все жалуются на раздутую, трудоемкую, избыточную отчетность и логичным становится решение «сократить трудоемкость подготовки отчетов». Может ли бережливое производство предложить что-либо для решения данной задачи? Конечно, начать можно с простой и любимой нами методики 5С. Применение 5С в офисной деятельности вызывает все меньше вопросов, но в 2012 это было смелым и достаточно рискованным решением, учитывая общее скептическое отношение офисных работников к методам, рожденным на производственной площадке. А так ли велики различия в методах повышения эффективности производственных и офисных рабочих мест? Оказывается, вовсе нет!

Соотнесение производственной и офисной деятельности

В качестве иллюстрации мы разработали алгоритм, в основу которого была положена методика 5С, позволяющий оптимизировать систему отчетности дочерних зависимых обществ. В ходе кайдзен-семинара алгоритм был улучшен, дополнен критериями отсева отчетов, алгоритмом функционирования «зоны карантина», описанием конкретных результатов каждого "С". «Карантин» позволял быстро избавиться от ненужных, невостребованных отчетов, сохраняя возможность вернуться к их использованию, если такая потребность возникнет до их удаления из системы.

Адаптация методики 5С для снижения трудоемкости отчетности ДЗО

Результатом нашей работы стал процесс, состоявший из повторяющихся шагов 1-4, который был запущен в каждом департаменте компании. Таким образом, процесс совершенствования был запущен, а проектная команда осуществляла мониторинг процесса.

Итоги. Вооружившись нашем подходом к совершенствованию системы отчетов, каждый департамент с ходу смог обнаружить несколько отчетов, у которых не было бизнес-заказчика или которые в значительной степени дублировались похожими отчетами.

Визуализация отчетов "на карантине"